Distribuzione

Allotment

Definizione

L'allotment è il contratto con cui un hotel riserva un blocco di camere a un tour operator o a un'agenzia, che le vende ai propri clienti a una tariffa concordata. Le camere che l'intermediario non vende entro un termine detto release, di solito un numero di giorni prima dell'arrivo, tornano nella disponibilità dell'hotel. Nella variante vuoto per pieno l'intermediario paga l'intero blocco anche se non lo vende, in cambio di tariffe più basse.

In inglese la parola vuol dire assegnazione, e nel turismo indica le camere assegnate a un intermediario perché le venda lui. Il contratto viene da prima di internet, quando i cataloghi dei tour operator si stampavano mesi prima della stagione, e sopravvive perché risolve ancora un problema concreto, riempire camere che da solo faresti fatica a vendere.

Come funziona un contratto di allotment

Un contratto di allotment fissa il contingente, cioè quante camere metti a disposizione e per quale periodo; la tariffa, concordata e di norma più bassa di quella dei tuoi canali, perché l'intermediario compra in volume e rivende; e la release, il termine entro cui l'intermediario restituisce senza penali le camere che non è riuscito a vendere.

Facciamo un esempio. Hai 40 camere sul lago e firmi con un tour operator un allotment di 10 camere da maggio a settembre, con release di 14 giorni. Per la settimana di Ferragosto il tour operator ne vende 7. Quattordici giorni prima dell'arrivo scatta la release, le 3 invendute tornano a te e puoi rimetterle in vendita sui tuoi canali a tariffa piena. Con una release di 3 giorni le riavresti quasi a ridosso dell'arrivo, con poco tempo per rivenderle, e per questo in trattativa l'hotel spinge per release lunghe e l'intermediario per release corte.

Le forme principali sono due. Nell'allotment con diritto di recesso, quello dell'esempio, il rischio dell'invenduto resta a te, perché le camere restituite vanno rivendute in fretta. Nel vuoto per pieno passa all'intermediario, che paga l'intero blocco comunque, venduto o no, e in cambio ottiene una tariffa ancora più bassa. Per te significa ricavo certo e margine più stretto.

L'allotment nella distribuzione di oggi

L'allotment è un canale intermediato, in gran parte offline, e va giudicato per quello che sa fare. Ti dà una base di occupazione nelle stagioni deboli e ti porta mercati che i tuoi canali non raggiungono, il gruppo che arriva col pullman a marzo, l'agenzia estera che lavora una clientela dove il tuo sito non arriva. In cambio rende meno della vendita diretta, per lo sconto concesso, e ti vincola camere che non puoi vendere a tariffa piena finché non scatta la release.

Per questo oggi funziona come tassello di un mix più ampio. Buona parte della distribuzione passa dai canali online, che un channel manager tiene sincronizzati in tempo reale, e il canale che lascia più margine resta la vendita dal tuo sito. Se stai ridisegnando il mix, la guida al booking engine spiega come far crescere il canale diretto, la guida al channel managermostra come governare i portali senza aggiornarli a mano, e quanto pesa l'intermediazione online lo vedi nella guida alle commissioni OTA.

Vai alla guida sul booking engine Come governare i canali online Voce collegata, la rack rate

Domande frequenti

È il contratto con cui riservi un blocco di camere a un tour operator o a un'agenzia, a una tariffa concordata, perché le venda ai propri clienti. Il contratto fissa quante camere, per quale periodo e con quale release, cioè il termine oltre il quale le camere invendute tornano a te. È una delle forme più tradizionali di distribuzione alberghiera e resiste soprattutto sui mercati esteri, sui gruppi e nelle destinazioni di vacanza.
Nel turismo è la formula in cui l'intermediario paga l'intero blocco di camere comunque, che riesca a venderle o no. Il rischio dell'invenduto passa a lui e in cambio ottiene una tariffa più bassa di quella di un allotment con diritto di recesso. Per l'hotel significa ricavo certo e margine più stretto, e per questo si usa quando la priorità è garantirsi una base di occupazione.
È il termine, espresso di solito in giorni prima dell'arrivo, entro cui l'intermediario restituisce senza penali le camere che non ha venduto. Con una release di 14 giorni, le camere invendute per il 20 agosto tornano a te il 6 agosto e puoi rimetterle in vendita sui tuoi canali. Più la release è corta, meno tempo ti resta per rivendere l'invenduto, quindi in trattativa l'intermediario la vuole corta e l'hotel la vuole lunga.
Dipende da cosa gli chiedi. Come base di occupazione nelle stagioni deboli e come porta d'ingresso su mercati che i tuoi canali non raggiungono resta uno strumento utile. Come canale principale costa caro, perché la tariffa concordata è più bassa di quella diretta e le camere restano vincolate fino alla release. Il confronto da fare è sul margine, contro i portali online e contro la vendita dal tuo sito.
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