Caparra confirmatoria
La caparra confirmatoria è la somma di denaro che una parte versa all'altra al momento della conclusione di un contratto a conferma dell'impegno preso, disciplinata dall'articolo 1385 del codice civile. In hotel è la somma chiesta alla prenotazione, che la struttura può trattenere se l'ospite non si presenta o cancella, e che deve restituire raddoppiata se è l'hotel a non onorare l'impegno.
È una delle poche voci di questo glossario che arriva dal codice civile invece che dal gergo del settore, e proprio per questo conta come chiami quella somma. Se nella conferma di prenotazione chiami quei soldi caparra confirmatoria oppure acconto, stai dicendo due cose giuridicamente diverse, anche quando l'importo è identico.
Caparra o acconto, perché la parola conta
Prendi una prenotazione diretta da 300 euro per tre notti, con 90 euro chiesti alla conferma. Se quei 90 euro sono una caparra confirmatoria e l'ospite non si presenta, puoi recedere dal contratto e trattenerli, senza dover dimostrare quanto ti è costata la camera rimasta vuota. Vale anche nella direzione opposta, ed è la parte che si racconta meno. Se sei tu a non onorare la prenotazione, l'ospite può esigere il doppio, cioè 180 euro. La somma garantisce l'impegno di entrambe le parti, ed è questo che la distingue da un semplice anticipo.
Gli stessi 90 euro chiamati acconto funzionano in un altro modo. L'acconto è un anticipo sul prezzo senza funzione di garanzia, e se il soggiorno salta va in linea di principio restituito, fatte salve le condizioni di cancellazione che l'ospite ha accettato. Attenzione poi al silenzio, perché nel dubbio vince l'acconto. Per la giurisprudenza la funzione di garanzia deve risultare in modo chiaro dagli accordi, altrimenti la somma versata si considera un semplice anticipo.
Esiste anche una terza figura con un nome simile, la caparra penitenziale dell'articolo 1386 del codice civile. Lì le parti si riservano il diritto di recedere dal contratto, e la caparra è il corrispettivo pattuito di quella libertà. Chi recede perde la somma data, o restituisce il doppio di quella ricevuta, e la controparte non può chiedere altro. In hotel si vede di rado, ma conviene conoscerla per non confondere i nomi nelle condizioni di vendita.
Quando chiederla e come metterla per iscritto
La caparra ha senso dove il mancato arrivo fa più male, i gruppi, i soggiorni lunghi, le date di alta stagione che difficilmente rivendi all'ultimo momento. Conviene pattuirla per iscritto, nelle condizioni di vendita del sito e nella conferma di prenotazione, chiamandola per esteso caparra confirmatoria ai sensi dell'articolo 1385 del codice civile: la legge non lo impone, la prova sì. Se poi il soggiorno si svolge regolarmente, la somma si imputa al conto, quindi l'ospite alla partenza paga la differenza.
Non va confusa con la preautorizzazione sulla carta di credito, che blocca temporaneamente un importo a garanzia senza incassarlo. La caparra è denaro che entra in cassa al momento della prenotazione. Sul canale diretto puoi incassarla subito, se il booking engine supporta il pagamento alla conferma, mentre sulle prenotazioni che arrivano dai portali valgono le politiche di cancellazione impostate lì, e la caparra in senso proprio resta uno strumento da prenotazione diretta.
Un'ultima avvertenza, doverosa quando si parla di codice civile. Questa voce spiega gli istituti in generale, e per le clausole da scrivere o per un rimborso conteso il riferimento resta il tuo consulente legale. Cosa fare quando l'ospite non si presenta lo vediamo nella voce sul no-show, come scrivere condizioni e penali nella guida operativa su no-show e caparre, mentre la guida al booking engine spiega come attrezzare il canale diretto, dove condizioni e incassi li governi tu.